Guía sobre el trabajo remoto después de lo aprendido en el 2020

February 2, 2021 — #Teletrabajo #Virtualidad

Seguramente hoy tienes la posibilidad de trabajar remotamente y aunque hayan surgido muchas dificultades a raíz de esto, créeme que eres afortunado. Continuar con tus actividades laborales sin que se viesen interrumpidas por la pandemia y todo el pánico mundial que esta ha traído, es una ventaja y beneficio que demuestra que quizás estás en el trabajo y en la industria correcta.

El 2020 ya pasó y nos dejó una serie de aprendizajes respecto al teletrabajo, hoy conoces el reto de trabajar en tu casa junto a toda tu familia, en un espacio que normalmente lo tenías destinado al ocio y ahora también es tu oficina, también lo difícil que es mantener tu espacio en silencio, limpio y ordenado, mantener tus horarios habituales y sobre todo tener una estabilidad emocional personal, Conocemos los retos, ya los hemos vivido, ahora bien ¿Qué hiciste para superarlos?

En este post dejare una serie de tips, consejos y recomendaciones que yo seguí y me ayudaron a sobrevivir esa primera etapa del trabajo remoto que muchos tuvimos que vivir de emergencia, sin preparación y sin previo aviso. Los dividiré en tips para empleados y tips para las organizaciones o líderes. Son distintas las circunstancias de cada persona e incluso de cada organización, por lo tanto, tratare de que este post funcione como guía muy general para mejorar en tu trabajo remoto y claro está todo basado en mi experiencia.

Tips para empleados

Ten un espacio de trabajo adecuado

Puede ser tentador trabajar desde la cama, el sofá o la mesa del comedor, pero no es para nada lo ideal. Debes crear un espacio que solo sea para el trabajo, donde tengas todo lo que necesitas a tu alcance y te permita mantenerte concentrado; además puedas desconectarte de él una vez finalices tu jornada. Recuerda que dónde trabajas es tan importante como en que trabajas y con quien trabajas, son factores que influyen en que tan productiva será tu actividad laboral.

Mejora tu setup (espacio de trabajo)

Invertir en una buena silla y en un escritorio es algo que tu cuerpo sin duda te lo agradecerá, puesto que pasaras mucho tiempo utilizándolos, debes encontrar que más se acomoden a ti manteniendo la mejor ergonomía.

El internet, la cámara y el micrófono, serán las herramientas fundamentales para que tu trabajo sea agradable, fácil y productivo, por lo tanto, invierte en ellos.

Todo lo anterior son assets que ya tenemos en las oficinas y que con el trabajo remoto perdemos, sin embargo, puedes comunicar a tu organización tu necesidad de dichas herramientas y si es una organización seria, responsable y comprometida, te harán llegar estos bienes a tu casa.

Separa el trabajo de tu vida

Hacer entender a tu familia que el hecho de estar en la casa frente al computador no significa que estas disponible, puede ser difícil; es importante que tengas una conversación con ellos sobre tu trabajo, lo que haces y por qué necesario mantenerte enfocado y no atender otras actividades.

Tener la oficina en la casa también supone retos como ¿Cuándo parar de trabajar? Por ejemplo, antes de la pandemia, yo tardaba 10 minutos andando en bicicleta hasta llegar a mi trabajo, ahora solo me toma 2 pasos. Esto hace que trabajemos más de los esperado, incluso más de los saludable (¡Tu salud mental es importante!), porque tenemos el trabajo ahí mismo. Para evitar esto puedes planificar actividades para esos espacios de tiempo que normalmente utilizabas para el transporte y así marcar la hora del almuerzo o el final del día laboral.

Conecta con las personas de tu trabajo

Con este teletrabajo de emergencia que nos ha tocado vivir perdimos mucho de las interacciones que teníamos con nuestros compañeros, las conversaciones sobre el fin de semana, la actualidad deportiva, planes a futuro y todos esos temas NO estructurales que no hacen parte del trabajo pero que contribuyen mucho a crear vínculos con las personas que vemos a diario, permitiéndonos así a realizar nuestro trabajo con más armonía y gusto.

Por lo anterior es necesario recurrir a alternativas virtuales donde podamos conversar y tener actividades fueras de los temas laborales, una forma puede ser haciendo reuniones tipo Coffe break, es decir durante 1 o 2 horas en un día determinado los miembros de un grupo o de la oficina entera entran a una reunión para desarrollar alguna actividad de ocio o comunicación no estructural.

Tener siempre disponible una sala o reunión activa donde los miembros de la oficina pueden entrar y salir cuando quieran, esto busca simular un poco el espacio de la oficina y permite que puedas llevar a acabo tus actividades junto con otro compañero o que incluso te puedas enterar de cómo se están llevando los procesos o información relevante sobre tu organización.

Todos estamos sujetos a factores humanos, porque efectivamente somos humanos a pesar de que la interacción que tenemos con los demás es a través de un computador, no hay problema si durante la videollamada se escucha de fondo los gritos de tu familia conflictiva, si algún familiar aparece, si el señor de los aguacates esta enhuesado, no importa, es normal, a todos nos pasó, así que no te agobies por el tema.

Crea una rutina

¿Tienes claro que necesitas hacer antes de empezar a trabajar? Durante un tiempo me pasó que me levantaba justo a la hora de iniciar a trabajar, algo que nunca me había pasado cuando era presencial, ya que antes tenia que levantarme mucho más temprano para alistarme, desayunar e ir a la oficina, ahora no, mi oficina esta a dos pasos de mi cama, esta actitud de omitir el alistamiento y comenzar a trabajar en piyamas, sin bañarme ni desayunar lo único que hizo en mi fue que perdiera diciplina, me descuadró todos mis horarios, estaba menos enfocado, en ultimas era menos productivo puesto que no estaba en “Modo trabajo”.

Establecer una rutina te ayudara a evitar distracciones, tener claro las actividades que realizaras durante el día y ejecutarlas de la mejor manera. Saber a que horas despertar para que te dé el tiempo suficiente de prepárate a ti mismo y de preparar tu espacio de trabajo.

Tips para jefes y organizaciones

Establecer un plan de comunicaciones

Hacer una buena elección de la herramienta para las comunicaciones garantiza la efectividad de estas, porque justamente allí es donde las personas realizarán consultas, compartirán contenidos, inquietudes, archivos e incluso memes.

La herramienta que se elija debería cumplir con los siguientes principios: transparencia, comunicación abierta y transversal, relevancia y trazabilidad de la información. De antemano te digo que WhatsApp como herramienta de comunicación en el trabajo, no cumple con estos, de hecho, la considero muy mala, partiendo del hecho de que allí están mis familiares, amigos, tiendas donde compro cosas y ¿Ahora el trabajo? Todo esto hace que se convierta en una masa incoherente de información, hay de todo, muchas distracciones.

Dos de las herramientas que cumplen con los principios anteriormente mencionados son Slack y Teams (seguramente hay otras más… pero WhatsApp no es una).

Transparencia: herramientas como Teams o Slack permite crear canales públicos donde la información que estos contengan puede ser consultada por cualquier miembro de la organización y la información no se perderá.

Comunicación abierta y transversal: es importante que todos los miembros del equipo estén informados sobre todo lo que pasa en la organización, de tal forma que puedan aportar ideas y aprender de diversos procesos.

Relevancia y trazabilidad del a información: ¿has intentado buscar algo en WhatsApp? Es realmente complejo, porque no existe relevancia de la información, todo el chat es una corriente de muchos mensajes que en algunos casos son importantes pero que en otras puede ser muy irrelevantes; ahí es donde ganan herramientas como Teams o Slack puesto que puedes utilizar los canales de comunicación con un tema específico, de fácil consulta y trazabilidad.

Mi consejo es no utilizar WhatsApp, otra cosa más, ¡¡¡todo queda guardado en tu teléfono!!!

Minimizar el numero de herramientas a utilizar

Es muy tentador probar nuevas herramientas y descubrir nuevas virtudes en ellas, pero tener demasiadas puede representar más carga mental de la que ya de por si genera el trabajo remoto.

Cierto es que no existe una que sea perfecta y cumpla con todo lo que necesitamos, pero establecer un número máximo no mayor a cinco permite a los miembros a no perderse en donde buscar información o caer en la ansiedad de aprender una nueva herramienta más.

Acuerdos del trabajo remoto

Como organización o líder de una deberías tener en cuenta estos acuerdos con tu equipo, que te ayudaran a que el trabajo sea agradable y mantenga el interés de todos.

Confirmar: no dar por hecho que algo ha sucedido y preguntar, el estado de un proceso, la toma de alguna decisión, etc.

Confianza: confía en los profesionales que tienes, no es necesario la vigilancia constante o saber que están haciendo en todo momento.

Comunicación: da a conocer la información a todos los miembros de la organización, pertenecer o no a un grupo o no estar al tanto de un canal puede hacer que parte de tu mensaje se pierda, por lo tanto, debes planificar una buena estrategia de comunicación.

Visualizar: utilizar herramientas para saber que se debe hacer, que hicimos o que estamos haciendo, es importante para mantener el foco y los objetivos claros.

Consejo en videollamadas

Prepárate para la llamada: lo normal es que todas las reuniones sean agendadas, entonces, ten claro de que se hablará y que necesitarás en la reunión, trata de no llegar en blanco.
Dale importancia a tu internet: si todavía tienes el de 5 Mbps creo que ya es hora de cambiarlo a uno de mínimo 10 Mbps, esto garantizará la fluidez de la llamada.
Haz la llamada desde un lugar tranquilo: sé que puede ser difícil buscar un lugar en la casa donde no molestemos a los demás, a veces también estamos obligados al punto de acceso a internet, pero si logras ubicar tu lugar de trabajo en una buena ubicación estratégica, tendrás una experiencia un poco más cercana a la que normalmente tienes en tu oficina
Apaga el micrófono cuando no estés hablando: a veces no somos conscientes del ruido que tenemos a nuestro alrededor, apagar el micrófono permite a todos los miembros de la llamada a tener el foco de atención solo en la persona que tiene la palabra
Activa la cámara: esto nos permite tener un tono más humano y a conectar con las demás personas, también ayuda a estar enfocado solo en lo que debemos hacer.
Evita llegar tarde: cuando esto pasa distrae mucho, toca explicar todo de nuevo.
Conoce tu herramienta: ya sea que utilices, Zoom, Teams, Google Meets, conoce sus funcionalidades, donde puedes compartir pantalla, activar o desactivar la cámara o el micrófono.

Herramientas útiles para el trabajo remoto

Slack, Teams

Comunicación en tiempo real
División de temas de conversación en canales

Zoom, Teams

Videollamadas
Grabar llamadas
Compartir pantalla

Notion

Herramienta de gestión de conocimiento

MIRO

Trabajo colaborativo

Trello, Microsoft Planner

Herramienta de gestión de proyectos (Project management)
Seguimiento de tareas

Email

Comunicación formal
Comunicación con equipos externos
Comunicación legal

Espero que este post te haya servido como guía para llevar de mejor manera el trabajo remoto. Esta modalidad no es nueva, pero sin duda ha incrementado su adopción a nivel mundial y no parece que vaya a disminuir, muchos nos hemos dado cuenta de que bajo las condiciones ideales el trabajo remoto nos hace más productivos y eficientes, además que, ofrece ciertos beneficios como la flexibilidad de los horarios.

En definitiva, es un proceso, no pasaremos de presencial a remoto de un día para otro, las empresas y organizaciones deben garantizar el bienestar de sus empleados, brindándole las herramientas y bienes necesarios para realizar sus actividades laborales.

Importante, cada país a definido una serie de leyes del teletrabajo, en Colombia por ejemplo puedes consultar: